各级政府和企事业单位每年都要召开很多大中型会议, 对于很多会议负责人来说,如何选购合适的会议礼品是件很头疼的事。会议每年都要开,礼品还不能老重样,礼品太高档会超出预算,档次太低又失了面子,到底如何选购合适的会议礼品呢?

一般来说,参会人员最早接触的媒体就是是会议礼品。 他们对会议礼品的评价就会形成对会议的第一印象,会议礼品往往是会议参加者保存时间最长的会议资料,是主办方与参会者进行情感沟通的最有效载体,往往会对参会者评价会议效果产生重要的影响。

会议礼品比公关礼品更难选择的原因, 是你要考虑到参会的大多数人的喜好。所谓众口难调,参会人员的喜好、地域、生活习惯、工作环境都有可能不尽相同,怎样选择适合多数人的会议礼品,的确需要费点心思。
   
首先,会议礼品要有收藏价值和纪念意义。一般选择可以长期存放和使用的礼品,而不能选择土特产、烟酒等一次性消费或者只能短期使用的礼品。另外考虑到会议纪念的需要,礼品表面要可以雕刻、丝印会议的名称和主题,以时刻提醒受礼人这是本次会议的纪念品。

其次,会议礼品要便于携带。如果参会人员来自不同城市,就不要选择过于大件、沉重和易碎的物品,如瓷器、工艺摆件等,要轻巧便携,便于手提或者运输。   

第三,会议礼品要能够体现价值。 和公关送礼不同的是,会议礼品是公开发放的礼品,不需要含蓄,要尽可能的把礼品的价值感放大,让收到礼品的参会者感到出乎意外的欣喜,对会议主办方产生感激之情。一份高调、价值感十足的会议礼品,既能体现主办方的慷慨与实力,又能带给参会者以惊喜。

最后,不同的会议主题还应选择不同的会议礼品。 以纪念为主要目的的庆典会议和表彰会议以保存时间长,适合在桌子上或墙上进行陈列,有一定的价值或使用价值为主要标准,最好有一定的象征与关联意义;以培训、交流、总结为目的的会议,则以有实用价值,使用时间长,会议参加者喜欢为主要标准,合适的书写、文化办公用品,外出旅游用品也是一种选择;以福利、节假日慰问为主要目的的会议,可以选择有一定价值,适合家庭和个人使用,最好是家庭和个人需要而没有的耐用礼品;针对公司重要经销客户的会议,可以选择价值高,著名品牌,适合个人、家庭、办公场所或专卖店使用,例如高档名牌产品,高档的案上工艺摆设,高档文具摆设等,最好能有一定发财的象征意义。

考虑完以上几个因素之后,会议礼品方案的雏形就基本上形成, 可以选择的礼品也就比较集中了。现在的会议日趋多元化,决定了会议礼品需求的多元化,因此,只有特定的几款产品可以做到真正符合某次特定的会议要求。礼品的需求分析与定位建立在会议全方位的认识上,不但有助于赠送方对礼品是否适合做出准确判断,还能迅速找到那几个适合自己的“特定礼品”,让所有参会者感到心满意足,起到皆大欢喜的作用。